Logiciel Kalitics Présentiel

Programme de formation professionnelle : Transformation digitale du secteur du BTP sur Kalitics

Parcours modulaire conçu pour optimiser la gestion opérationnelle, administrative et financière des entreprises du bâtiment. La formation s'adresse à des profils variés et peut être adaptée selon les besoins de l'entreprise, avec un planning de sessions entièrement modulable en fonction des disponibilités opérationnelles. Les horaires quotidiens peuvent être avancés ou reculés afin de s'aligner au mieux sur les contraintes du chantier ou du bureau.

Études de prix et gestion des devis

Le contenu aborde la configuration logicielle et la modélisation de la structure commerciale, avec une introduction aux spécificités d'un progiciel Web en mode SaaS pour le bâtiment, la création et le paramétrage des fiches tiers, la cartographie de l'information autour de l'arborescence affaires-chantier, ainsi que l'ouverture des accès et la gestion des droits utilisateurs. Il traite aussi des techniques fondamentales de chiffrage et d'édition de devis : structuration par lots, chapitres, sous-chapitres et ouvrages, application des règles de TVA du bâtiment, intégration des remises commerciales, définition des conditions réglementaires de paiement, mise en page, édition PDF et envoi dématérialisé par mail. Le module se poursuit avec les fonctionnalités de chiffrage avancé et d'ingénierie de prix : exploitation de la bibliothèque de prix, modification d'articles, mise à jour en temps réel, gestion du cycle de vie du devis avec versions V1, V2, etc., édition d'avenants, analyse technique de la feuille de ressources et arbitrage sur la feuille de vente pour valider les coefficients de marge. Il se termine par une structuration de base et un cas pratique d'application portant sur la configuration d'un client, la modélisation d'une affaire complexe avec variantes, l'analyse des feuilles de vente et l'édition du devis final destiné au client, suivis d'un temps de questions-réponses et de validation des acquis.

Facturation client et recouvrement

L'objectif est de maîtriser l'intégralité du cycle de facturation client, incluant les avancements, situations et avoirs, et de piloter les processus de relance et de recouvrement afin de sécuriser la trésorerie et d'alimenter en continu le bilan financier du chantier. Le module couvre le paramétrage et l'émission des factures complexes : génération d'une facture depuis un devis, émission d'une facture d'acompte au démarrage, gestion des situations de travaux par pourcentage ou par quantité, ainsi que les spécificités contractuelles comme la retenue de garantie et le compte prorata. Il traite ensuite des flux correctifs et de la facturation directe avec l'édition de factures uniques, la gestion des ventes directes sans devis préalable, la typologie et la formalisation légale des avoirs clients, ainsi que la personnalisation des mentions légales obligatoires et des formats d'édition sur Kalitics. La séquence consacrée au recouvrement et à la trésorerie aborde le suivi des échéanciers clients, l'identification des retards de paiement, l'utilisation des outils de recouvrement intégrés, les scénarios de relance, les alertes automatiques, les historiques de relance et le suivi des promesses de règlement. Le module se clôt par une mise en perspective des impacts analytiques sur le bilan chantier, un cas pratique complet comprenant une situation de travaux à 40 % d'avancement, un avoir partiel, une simulation de retard de paiement et une procédure de relance de niveau 2, puis un échange ouvert sur les litiges de facturation.

Achats : bons de commandes et bons de livraisons

Les apprenants maîtrisent l'intégralité du cycle de commande d'achats et de fournitures, la gestion des demandes de prix, la création des bons de commande sous-traitance, la réception via bons de livraison et l'analyse des tableaux analytiques de chantier. La première séquence porte sur l'élaboration et la diffusion des demandes de prix auprès des fournisseurs et partenaires BTP, la création d'un bon de commande d'achat via un devis client validé ou en commande libre, la duplication d'un bon de commande vers un même chantier ou un autre chantier, ainsi que le téléchargement des documents d'achat en PDF et leur envoi automatisé par e-mail depuis Kalitics. La deuxième séquence traite des bons de commande de sous-traitance : paramétrage, rattachement aux affaires, définition des conditions d'exécution, calendriers d'intervention, clauses contractuelles et workflow de validation interne selon les seuils financiers de délégation. La troisième séquence aborde la réception des marchandises et la gestion des bons de livraison avec déclaration de conformité, saisie des quantités reçues, gestion des réceptions partielles, suivi des reliquats, traitement des anomalies et rapprochement systématique entre BL et BC d'origine. La dernière séquence est dédiée à l'exploitation des tableaux analytiques, à la lecture des dépenses engagées versus consommées, à l'analyse de l'impact financier prévisionnel des commandes et BL sur l'économie du chantier, puis à un cas pratique complet incluant demande de prix, BC fournisseur, duplication, BC sous-traitance, réception BL partielle et lecture des indicateurs analytiques, suivi d'un échange sur l'optimisation logistique des achats.

Facturation fournisseurs et comptabilité

Les apprenants maîtrisent la création et la qualification des fiches tiers, la gestion complète des factures fournisseurs, le rapprochement à trois niveaux, la gestion des marchés de sous-traitance en paiement direct et la génération/exportation des écritures comptables. Le premier temps de formation concerne les fiches tiers et l'intégration des factures fournisseurs : création et paramétrage des fiches clients, fournisseurs et sous-traitants, importation, numérisation et saisie des factures, ainsi que la ventilation et l'imputation analytique sur les affaires et comptes de coûts. La deuxième séquence porte sur le rapprochement, la validation et le traitement des litiges : rapprochement factures/BC/BL/FF, validation des factures fournisseurs via BAT et circuits d'approbation, traitement des écarts, enregistrement des litiges, demandes d'avoirs et annulations. La troisième séquence traite des marchés de sous-traitance et des factures en paiement direct, avec l'enregistrement des contrats, cautions et retenues, puis le traitement des demandes d'acompte, situations sous-traitants et paiements directs par le maître d'ouvrage, ainsi que la vérification des pièces administratives et attestations de vigilance. La dernière séquence aborde la génération du journal des achats et des écritures comptables, les contrôles et l'export vers des logiciels tiers tels que Sage, Cegid, EBP ou Quadratus. Le module inclut un cas pratique complet de création de fiches tiers, de rapprochement à trois niveaux, de traitement d'un litige tarifaire avec demande d'avoir, de saisie d'un dossier sous-traitant en paiement direct et d'export du fichier comptable.

RH et pointages

Les apprenants administrent les fiches collaborateurs et intérimaires, suivent les documents de formation réglementaires et maîtrisent l'intégralité du processus de pointage depuis la saisie sur mobile ou sur logiciel bureau jusqu'à la validation administrative et l'imputation analytique. La première séquence traite de l'administration RH : création des fiches salariés ou collaborateurs, gestion des coûts horaires et éléments de paie, suivi des documents de formation et habilitations (CACES, AIPR, SST, habilitations électriques, etc.) avec dates de validité, ainsi que la gestion spécifique des intérimaires, des contrats de mission et des taux horaires. La deuxième séquence concerne l'utilisation de l'application mobile terrain : prise en main, ergonomie, saisie des pointages journaliers sur mobile (heures de production, paniers, déplacements, absences, intempéries), fonctionnement en mode déconnecté, gestion des brouillons et synchronisation avec le serveur central. La troisième séquence porte sur la validation des pointages et le pointage via le logiciel bureau : saisie directe des heures, workflow de contrôle des données remontées depuis le mobile, traitement des anomalies, régularisation des heures et préparation des éléments variables de paie. La dernière séquence met en évidence l'impact des pointages sur les coûts de main-d'œuvre du bilan chantier et propose un cas pratique comprenant la création d'une fiche salarié avec document de formation à date d'expiration, la création d'une fiche intérimaire, la saisie de pointages sur application mobile, la validation bureau et la vérification de la répercussion financière sur l'affaire test.

Planning, stock et matériel

Les apprenants maîtrisent la planification des ressources, la gestion logistique des stocks, le suivi réglementaire QSE et la maintenance du parc matériel, ainsi que le pointage et l'analyse de rentabilité des équipements. La première séquence couvre la gestion des stocks, des mouvements et des transferts dépôt-chantier : méthodologie d'inventaire, suivi des seuils de réapprovisionnement, valorisation des stocks, saisie et édition des bons de transfert, imputation automatique des consommables et fournitures sur le coût de revient du chantier. La deuxième séquence traite du parc matériel, de la conformité QSE et de l'entretien préventif : création des fiches matériel (engins, véhicules, outillage), classification par catégories, gestion des documents QSE et maintenance (carnet d'entretien, VGP, contrôles techniques), dates de validité, alertes d'expiration, programmation des révisions et suivi des interventions. La troisième séquence est dédiée au pointage du matériel et à l'analyse financière : enregistrement du temps d'utilisation par chantier, suivi détaillé du compte de résultat du matériel, dépenses d'entretien et de carburant, entrées d'argent et refacturations internes, ainsi que les indicateurs de performance liés aux taux d'utilisation et à la rentabilité des engins. La quatrième séquence porte sur la planification globale des ressources humaines et matérielles sur un planning interactif, les affectations croisées collaborateur-engin-chantier, la résolution des conflits de disponibilité, puis un cas pratique complet comprenant l'enregistrement d'un engin avec suivi de document QSE, l'édition d'un bon de transfert, la réalisation d'un pointage matériel, l'analyse financière du matériel et l'ordonnancement sur le planning.

Bilan chantier, configuration et stratégie analytique

Les apprenants deviennent capables de maîtriser les fonctionnalités d'audit et de configuration avancée de Kalitics, d'analyser en profondeur la rentabilité d'un projet via le bilan chantier et de piloter les indicateurs clés de performance financière. La première séquence propose un focus approfondi sur le bilan chantier analytique : exploitation des tableaux de bord financiers, interprétation des indicateurs de rentabilité en temps réel, comparaison des coûts prévisionnels (Budget Objectif / Exe) et des coûts réels, mesure des écarts par poste de dépenses (fournitures, main-d'œuvre, matériel, sous-traitance) et calcul des marges brutes, marges nettes et projections de fin de chantier avec le restant à dépenser (RAD). La deuxième séquence concerne l'audit, la personnalisation et la configuration globale de l'ERP : configuration des masques de numérotation, règles d'arrondi, seuils d'alerte, vérification et interfaçage des journaux comptables et des codes d'imputation analytique par défaut, optimisation et sécurisation de la base de données par nettoyage de la bibliothèque de prix, des fiches tiers et élimination des doublons. La troisième séquence aborde la résolution d'anomalies opérationnelles et les workflows d'arbitrage : réimputation de pièces, correction des erreurs de pointage ou de ventilation sur de mauvaises affaires, gestion des droits d'accès, administration des rôles, support technique interne et formalisation des demandes d'évolution applicative. La dernière séquence est un atelier pratique d'application comprenant la mise en place de circuits de validation numériques multi-niveaux pour les achats de l'entreprise, puis un cas pratique d'audit analytique complet d'une affaire présentant des dérives budgétaires, l'identification de la source du problème, la correction de l'imputation et l'édition d'un plan d'action de redressement pour la direction.

Permettre aux apprenants de maîtriser l'utilisation transverse de l'ERP Kalitics dans le contexte du BTP, afin de structurer, sécuriser et optimiser les principaux flux de gestion d'une entreprise du bâtiment.

À l'issue du parcours, les participants seront en mesure de gérer le chiffrage, la facturation client et fournisseur, les achats, les pointages, les ressources RH, le matériel, le planning et l'analyse du bilan chantier, tout en améliorant la rentabilité et la fiabilité administrative et financière des affaires.

La formation s'adresse à un large éventail de profils intervenant dans la gestion d'une entreprise du BTP, au bureau comme sur le terrain.

Sont notamment concernés les personnels de bureau, dirigeants, conducteurs de travaux, responsables achats, métreurs, chiffreurs, responsables matériel, comptables, gestionnaires RH, chefs de chantiers, chefs d'équipes et magasiniers.

Selon les modules, le programme vise aussi plus spécifiquement les chargés d'affaires, directeurs travaux, comptables clients et fournisseurs, assistants travaux, responsables administratifs, responsables approvisionnements, acheteurs BTP, responsables d'exploitation, responsables dépôt et parc matériel, planning managers, contrôleurs de gestion BTP et direction générale.

Pour participer à cette formation, il est essentiel d'être équipé du logiciel Kalitics. Cela garantit que tous les participants pourront suivre les sessions pratiques et appliquer directement les connaissances acquises.

Aucun prérequis technique spécifique n'est explicitement indiqué dans le programme.

La formation suppose toutefois une familiarité avec les activités du BTP et les processus de gestion d'affaires, de chantier, d'achats, de facturation, de RH ou de comptabilité selon le rôle occupé par le participant.

Une connaissance de l'organisation de l'entreprise et des flux internes constitue un atout pour tirer pleinement parti des mises en situation et des cas pratiques proposés.

La méthode pédagogique adoptée pour cette formation repose sur l'interactivité entre les participants et l'intervenant. Les stagiaires seront encouragés à poser des questions et à partager leurs expériences afin de favoriser un échange constructif.

Des cas pratiques et des exemples concrets seront étudiés tout au long de la formation pour illustrer les concepts clés et permettre aux participants de mettre en pratique ce qu'ils ont appris. Des quizz seront également utilisés pour vérifier la bonne compréhension des contenus durant la formation.

Le suivi de la formation se traduira par la remise d'une attestation individuelle de formation, attestant des compétences acquises par chaque participant.

Les moyens pédagogiques mis à disposition des stagiaires comprennent l'accueil dans une salle de formation adaptée, fournie par le client.

Les ressources pédagogiques mises à disposition des participants incluent :

• Un accès à un environnement de formation équipé du logiciel Kalitics.
• Des exercices pratiques pour faciliter l'apprentissage.

Ces moyens visent à enrichir l'expérience d'apprentissage et à garantir que les participants disposent des outils nécessaires pour réussir.

L'évaluation des acquis des participants se fait à plusieurs niveaux :

• Une évaluation des besoins est réalisée avant ou en début de formation pour ajuster le contenu aux attentes des participants.
• Une mesure des apprentissages est effectuée en début et en fin de formation pour évaluer le progrès des participants.
• Une évaluation à chaud est réalisée à l'issue de la formation pour mesurer la satisfaction des participants.
• Enfin, une évaluation à froid est effectuée à + 1 mois pour mesurer l'utilisation des acquis dans leur environnement professionnel.

Ces modalités d'évaluation visent à garantir l'efficacité de la formation et à apporter des améliorations continues.

• Logiciel Kalitics : ÉTUDES DE PRIX ET GESTION DES DEVIS (Configuration logicielle et modélisation de la structure commerciale. Techniques de chiffrage et édition de devis. Fonctionnalités de chiffrage avancé et ingénierie de prix. Structuration de base et Cas Pratique d'application)
• Logiciel Kalitics : FACTURATION CLIENT ET RECOUVREMENT (Paramétrage et émission des factures. Flux correctifs et facturation directe. Pilotage du recouvrement et de la trésorerie. Impacts analytiques, Clôture)
• Logiciel Kalitics : ACHATS : BONS DE COMMANDES ET BONS DE LIVRAISONS (Demandes de prix, création et édition des bons de commande. Bons de commande sous-traitance et suivi des engagements. Réception des marchandises et gestion des Bons de Livraison (BL). Exploitation des tableaux analytiques, Cas Pratique et Synthèse)
• Logiciel Kalitics : FACTURATION FOURNISSEURS ET COMPTABILITÉ (Fiches tiers et intégration des factures fournisseurs. approchement, validation et traitement des litiges. Marchés de sous-traitance et factures en paiement direct. Génération et exportation des écritures comptables)
• Logiciel Kalitics : RH ET POINTAGES (Administration RH, fiches collaborateurs et suivi des habilitations. Utilisation de l'application mobile terrain. Validation des pointages et pointages via le logiciel bureau. Imputation analytique, Cas Pratique et Bilan RH)
• Logiciel Kalitics : PLANNING, STOCK ET MATÉRIEL (Gestion des stocks, mouvements et transferts dépôt-chantier. Parc matériel, conformité QSE et entretien préventif. Pointage du matériel et analyse financière. Planning général des ressources, Cas Pratique et Synthèse)
• Logiciel Kalitics : BILAN CHANTIER, CONFIGURATION ET STRATÉGIE ANALYTIQUE (Focus approfondi sur le Bilan Chantier analytique. Audit, Personnalisation et Configuration Globale de l'ERP. Résolution d'anomalies opérationnelles et workflows d'arbitrage)

La formation sera animée par une équipe de conseillers informatiques expérimentés de Brocéliande Digital. Les formateurs incluent :

• Patrice LE GALLIC
• Lionel KERGUEN
• Christophe COUASNON
• Bruno CAHEREC
• Pierre-Yves LE GOFFIC
• Antoine BEAUMONT

Concernant l'accessibilité, il est précisé que toute personne en situation de handicap est invitée à contacter l'organisme de formation afin d'étudier ensemble la faisabilité et l'adaptation de l'action de formation. 

Des dispositions spécifiques peuvent être prises pour assurer que tous les participants puissent bénéficier de la formation dans les meilleures conditions possibles, notamment en termes de matériel et de méthodes pédagogiques adaptées.